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Parce qu’elle touche au quotidien et aux habitudes des salariés, la transformation des espaces professionnels est un sujet complexe. D’un côté, il est primordial d’adapter ses bureaux aux nouveaux usages de travail, pour favoriser la qualité de vie au travail (QVT) mais aussi l’attractivité de son entreprise. L’objectif : soigner son image de marque et rester compétitif. De l’autre, il convient d’accompagner ce changement, afin d’embarquer tous les collaborateurs et faire en sorte que les nouveaux aménagements correspondent non seulement aux besoins et attentes de tous, mais aussi aux enjeux et ambitions de l’entreprise. Alors, au-delà de la transformation des espaces, comment accompagner l’humain ? Zoom sur la méthode Korus Group, maintes fois éprouvée, pour faire de votre réaménagement de locaux professionnels une totale réussite.

Conduite du changement : une étape à ne pas négliger

Bon ou mauvais, le changement, c’est déstabilisant. La mise en place d’un nouvel espace de travail n’échappe pas à la règle, car même si les locaux évoluent vers du mieux, il faudra tout de même faire le deuil de l’ancien. « On a beau savoir que ça sera mieux après, les gens vont perdre le mur où ils affichent la photo de leur enfant, leur bureau individuel, des points de repère parfois anciens… Ils perdent toujours quelque chose, pour quelque chose qu’ils ne connaissent pas ; et ils vont mal le vivre. C’est pourquoi l’accompagnement au changement est indispensable », résume Nathalie Ambrosiano, Responsable du Développement chez Korus Group Consulting.

Faire l’impasse sur cette question, c’est prendre le risque de :

  • Voir la santé et/ou le moral des collaborateurs se dégrader, car, consciemment ou non, ils considèreront que l’entreprise ne tient pas compte de leur bien-être ou de leur point de vue ;
  • S’exposer à de vives tensions de la part des instances représentatives du personnel (IRP) alors que, selon l’accompagnement mis en place, les IRP peuvent tout aussi bien être des facilitateurs que des freins, [M1]
  • Réaliser des aménagements qui ne conviendront pas, avec lesquels il faudra « faire avec » et finalement nuire à la productivité des salariés.

« On voit tout de suite la différence chez nos clients, lorsque l’accompagnement n’a pas été fait. On a beau avoir dit que ça allait être bien, si les gens perdent un bureau individuel pour passer en environnement partagé, sans cloisons, et qu’aucun accompagnement n’a été fait, vous pouvez être sûrs que 6 mois après les gens auront bougé les bureaux et que le télétravail repartira à la hausse, alors même que la question du ‘’retour au bureau’’ est l’unes des motivations des organisations », témoigne la consultante de Korus Group.

Vous l’aurez compris : l’accompagnement au changement n’est pas un sujet à prendre à la légère. Découvrons maintenant la méthode Korus Group pour assurer une transition tout en douceur.

Conduite du changement : les 5 points de la méthode Korus Group Consulting

1. Une phase de cadrage stratégique pour bien comprendre vos besoins

La méthode de Korus Group Consulting se fonde en premier lieu sur une conviction aujourd’hui largement partagée : la co-construction. L’idée : partir du besoin de l’entreprise pour ensuite embarquer chaque collaborateur, en identifiant des ambassadeurs qui pourront porter le projet auprès des équipes et faire part de leurs besoins. Lors de la phase de cadrage stratégique, il s’agit ainsi de :

  • Comprendre les enjeux stratégiques, les besoins et attentes du client. Il s’agit de prendre en compte à la fois la vision stratégique de l’entreprise (incarnation de ses valeurs, enjeux en termes de marque employeur…) et la vision projet (budget, contraintes et souhaits particuliers : flex-office ou bureaux attribués par exemple).
  • Comprendre les interactions entre chaque équipe, pour savoir comment les positionner. Quel type de population est présent sur site (nomades, sédentaires) ? Qui travaille avec qui ? Quels types d’échanges ont-ils ? Existe-t-il des métiers spécifiques qui demandent des agencements particuliers ?
  • Co-concevoir les futurs espaces avec des ambassadeurs. Véritables représentants des équipes, les ambassadeurs participent à différents ateliers et sont pleinement associés au projet. Du macro au micro-zoning – qui sont des élaborations successives, de plus en plus précises, des plans des futurs espaces -, ils définissent les grands espaces et le placement du mobilier, en présence d’un architecte de Korus Group pour s’assurer que les contraintes réglementaires et bâtimentaires, ainsi que les bonnes pratiques en matière de positionnement des bureaux, sont bien respectées.

« Chez Korus Group, notre méthodologie consiste à faire manipuler les gens pour qu’ils s’approprient les choses et se projettent dans leurs futurs espaces de travail. Pour cela, on travaille avec des plans et des maquettes qu’on a imprimés nous-mêmes en 3D à l’échelle 1/50 », précise Nathalie Ambrosiano. Les ambassadeurs peuvent être désignés par la Direction, ou mieux encore, se manifester sur la base du volontariat. Il peut en effet être intéressant d’avoir pour ambassadeurs des personnes de prime abord peu enthousiastes au projet, pour entendre leurs réticences et potentiellement les faire changer d’avis en les confrontant à la réalité. A minima, il est recommandé d’avoir un représentant par équipe.

2. L’outil K’SCAN pour interroger 100% des collaborateurs

Développé par la R&D de Korus Group, l’outil K’SCAN permet d’interroger 100% des collaborateurs sur la façon dont ils travaillent aujourd’hui et sur leurs souhaits pour demain. Cette enquête peut aussi bien être effectuée en amont qu’en aval, pour s’assurer de l’adéquation du projet avec les besoins exprimés, mesurer le niveau de satisfaction et définir ce qui mériterait d’être ajusté.

3. Des visites inspirantes pour pouvoir se projeter

Passer d’une organisation traditionnelle et fermée, avec un bureau individuel et attitré, à une organisation ouverte en environnement partagé cristallise généralement de nombreuses craintes. Pour rassurer et ouvrir les esprits, Korus Group organise des visites inspirantes, dans ses propres locaux ou dans ceux d’autres clients ayant franchi le pas. Les visiteurs peuvent ainsi se projeter concrètement et constater que le collectif reste possible dans un environnement ouvert, par exemple dans des territoires d’équipes qu’il est possible de délimiter grâce au mobilier notamment. « Nos clients peuvent voir qu’on travaille tous en environnement ouvert, mais que tous les petits espaces cloisonnés sont occupés. Ils comprennent aussi qu’une cloison en dur coûte cher et ne favorise pas la modularité des espaces, à l’inverse du mobilier », confirme Nathalie Ambrosiano.

Korus Group Consulting invite systématiquement ses clients à se projeter dans des espaces dits « dynamiques », que ce soit au siège de Korus Group ou sur le site d’un client. L’objectif : se rendre compte qu’il est toujours possible dans ces environnements partagés de trouver un espace qui correspond à l’usage dont j’ai besoin – recevoir un collaborateur ou un client, me connecter à une visioconférence, participer à une réunion en présentiel, etc. Au-delà de ces visites, le retour des utilisateurs est évidemment un point clé.

👉🏼Lire aussi – QVT : comment faire de l’aménagement de ses locaux un levier d’attractivité et de fidélisation des talents ?

4. La gamification pour fluidifier les échanges

Atelier Workplace Game © pour co-construire les règles de vie, recueil des besoins, travail sur les craintes et attentes des collaborateurs… Les ateliers animés par Korus Group Consulting sont des lieux d’échange, où tout un chacun pourra s’exprimer et confronter son point de vue aux autres. Pour fluidifier ces ateliers, s’assurer que personne ne monopolise la parole et que personne ne reste en retrait, Korus Group a recours à différents jeux.

« Le jeu est un facilitateur parce qu’on ne pense pas forcément à tout, ou on ne sait pas forcément s’exprimer. Les cartes, images ou pions deviennent des mediums : les participants se prennent au jeu et les messages sortent plus facilement », explique Nathalie Ambrosiano Responsable du Développement chez Korus Group Consulting. Le jeu permet de parler de situations hypothétiques plus que situations réelles où l’on devrait parler de soi, ce qui là aussi, permet de délier les langues. En instaurant une règle du jeu, la gamification pose le cadre pour que chacun puisse s’exprimer et avoir le même temps de parole.

« Nous utilisons plusieurs jeux et sommes souvent amenés à en développer de nouveaux en fonction des situations. C’est une méthode pédagogique intéressante parce qu’elle va associer des messages à un événement ou un moment clé. Les gens se souviendront plus facilement de ce qui s’est dit via le jeu, plutôt que d’une réunion où tout le monde serait bien sagement assis autour de la table ! », poursuit Nathalie Ambrosiano. La gamification permet de se projeter dans la manière d’occuper les futurs espaces, et d’aborder tous les éventuels points de friction.

5. La communication pour faire vivre le projet dans la durée

Une des difficultés des projets immobiliers, c’est qu’ils s’inscrivent très souvent dans un temps long. Entre le moment où la décision de changer est prise et celui où l’on prend possession de ses nouveaux locaux, il peut en effet s’écouler plusieurs années. Pour s’assurer de la bonne appropriation du projet, il faut donc tenir les équipes informées des différentes avancées et continuer à les associer aux décisions.

A ce titre, les ambassadeurs jouent un rôle essentiel. Ce sont eux qui tiennent informées les équipes et font remonter l’information du terrain. Mais il s’agit aussi de définir un plan de communication précis, sur une frise temporelle, défini en amont avec l’équipe projet.

Réunion de lancement mobilisant l’ensemble des ambassadeurs, newsletters mensuelles, sondages flashs trimestriels pour interroger les collaborateurs sur un sujet particulier, kiosque d’informations, communication flash sur un sujet sensible… Korus Group Consulting utilise différents types de communication pour faire vivre le projet dans la durée et maintenir les équipes « en tension ».

Il est par exemple possible de faire une communication flash sur le sujet suivant : « Je ne vais plus avoir de bureau attribué, où vais-je m’assoir en arrivant ? Comment régler mon siège chaque matin sans perdre de temps ? » qui permet d’adresser concrètement une problématique précise.

« On a aussi notre « Chouchous Beignets » : un chariot roulant en carton, qui est un lieu d’informations et d’affichage pour les ambassadeurs. Ils peuvent s’en servir pour faire le tour des services et prêcher la bonne parole. On peut également monter un kiosque sur « la place du village », dans les anciens ou nouveaux locaux, et instaurer, par exemple, que tous les lundis matin, les ambassadeurs seront présents pour répondre aux questions et montrer l’évolution du chantier », détaille Nathalie Ambrosiano. Ce dispositif décalé est notamment déployé chez MICHELIN, dans le cadre de la démarche « Active Office ».

Quel que soit le support choisi, les équipes de Korus Group Consulting s’assurent que la communication soit uniforme et partagée par tous.

Conduite du changement lors de la transformation d’espaces professionnels : pourquoi faire confiance à Korus Group ?

Aide à la clarification et à la convergence des intentions stratégiques, stimulation de la créativité, engagement des équipes dans le projet, accompagnement de l’évolution des pratiques managériales, engagement éco-responsable… Au-delà de l’accompagnement au changement, les équipes de Korus Group Consulting vous donnent toutes les clés pour vous assurer de la bonne appropriation du nouvel environnement par vos équipes. Responsable du Développement et elle-même chef de projet, Nathalie Ambrosiano détaille les bonnes raisons de privilégier l’approche prônée par Korus Group Consulting :

  • Le Care pour leitmotiv. « La notion de Care, ça veut dire prendre soin de soi, de ses équipes, de ses clients et de la planète. Chacune de nos missions est construite via ce prisme du care. L’objectif est de définir des espaces de travail au service de l’humain et pas l’inverse. L’idée est bien de faire en sorte que via les espaces de travail, les collaborateurs soient plus heureux au travail, améliorent leur bien-être et leur QVT. »
  • Rien ne vaut le réel. « On nous a beaucoup parlé de méthodes digitales, notamment pour définir les espaces de travail et faire participer les futurs utilisateurs à leur conception, mais nous préférons privilégier le présentiel. Le fait d’être physiquement présents et de pouvoir pratiquer, manipuler, bouger les murs et les meubles, construire des maquettes, est la meilleure façon de s’approprier les futurs espaces, d’embarquer les personnes et de faire en sorte que ce soit vraiment LEUR projet. Pour autant, une fois les espaces définis, il est aussi très intéressant de pouvoir se promener dans un espace 3D, produit par nos équipes, avec un casque de réalité virtuelle afin d’imaginer et d’expérimenter les futurs locaux. »
  • Réactivité, disponibilité & expertise. « Nous sommes une petite équipe de consultants ayant des expertises extrêmement complémentaires (space-planning, conduite du changement, ergonomie, RSE, direction artistique, travaux…), réactifs, disponibles, avec des méthodes calées sur les besoins de nos clients et le bien-être de leurs collaborateurs. »
  • Un maillon de la chaîne du cycle de vie d’un immeuble professionnel. « L’équipe Consulting est au cœur de Korus Group ; au-delà du cadrage et de la co-conception du projet, nous pouvons proposer la réalisation des travaux, proposer du mobilier, puis la maintenance multitechnique du bâtiment. Personne d’autre ne peut faire ça. Nous offrons une chaîne de valeur complète, du début à la fin du cycle de vie d’un projet immobilier. »

La qualité des espaces de travail peut aussi bien être un outil au service du développement du bien-être de l’équipe, de la fidélisation des talents et de l’image de marque de l’entreprise, qu’une occasion manquée, démobilisatrice pour les équipes. Compte tenu des investissements et de l’énergie que représentent un projet immobilier, pouvoir se poser les bonnes questions en amont, embarquer réellement ses équipes, faire pivoter les personnes, autrement dit poser le bon accompagnement, est sans aucun doute un réel facteur clé de succès pour la réussite de votre projet d’aménagement de vos locaux.

Vous souhaitez investir dans des espaces professionnels au service de l’humain ? Avoir la garantie d’une parfaite adéquation entre votre nouvel espace et vos enjeux de transformation ? Contactez-nous et parlez-nous de votre projet !