Corollaire du télétravail, le flex-office se développe de plus en plus en entreprise. Cette nouvelle organisation se caractérise par l’absence de bureaux attitrés et permet de répondre à la baisse d’occupation des bureaux, dans une logique d’optimisation de l’espace. Autrement dit, les espaces individuels se réduisent au profit d’espaces davantage collaboratifs. Véritable changement dans la manière de travailler, le flex-office peut susciter son lot de craintes et d’appréhensions auprès des salariés. Pour cette raison, il est primordial de procéder pas à pas et d’accompagner le changement. Voici 7 bonnes pratiques managériales pour déployer sereinement une organisation en environnement de travail partagé au sein de votre entreprise.
1. Adopter une communication claire et transparente sur vos motivations
Le flex-office vient répondre à une lame de fond : celle de la généralisation du télétravail depuis la crise du Covid et la nécessité financière d’optimiser des superficies de bureaux sous-utilisées. Avec une grande partie des collaborateurs travaillant régulièrement à distance, il n’est en effet plus nécessaire d’avoir une capacité de bureaux maximale avec des postes de travail attitrés. Aussi, de plus en plus d’entreprises cherchent à réduire leurs coûts, en réalisant des gains de surface. L’environnement de travail partagé leur permet de réaliser des économies d’échelle : même si leurs effectifs venaient à augmenter, elles ne seraient pas contraintes de changer de locaux. Si tel est votre cas, n’hésitez pas à communiquer clairement sur vos objectifs, tout en rappelant les avantages pour les employés :
- Gagner en agilité et en flexibilité : organisation de travail hybride, le flex-office permet d’alterner entre télétravail et présentiel selon ses préférences ;
- L’environnement de travail dynamique permet de sortir de la routine et bénéficier d’espaces à même de stimuler sa créativité,
- En changeant régulièrement de bureaux, il est possible de rencontrer de nouvelles personnes, pouvoir faire connaissance avec d’autres services, favoriser les échanges et la collaboration.
En effet, pour que le flex-office fonctionne, il doit être expliqué et compris en amont, sans être perçu uniquement comme une façon de réaliser des économies. N’hésitez pas à communiquer sur le procédé mis en place pour embarquer les salariés, ainsi que sur les aménagements qui seront réalisés.
2. Décider d’un taux de foisonnement adapté à la réalité de vos équipes
Le taux de foisonnement se rapporte à la proportion de postes de travail disponibles par rapport au nombre total d’employés. Pour le définir, il faut tenir compte du nombre de jours de télétravail autorisés et du nombre d’employés pouvant exercer en flex-office. Avec 1 à 2 jours de télétravail par semaine, une entreprise peut par exemple décider d’opter pour un taux de foisonnement de 0,7 bureau par personne. En moyenne, ce taux varie entre 0,5 et 1. Sachant qu’avant la crise sanitaire, le ratio de flex-office était de 0,8 poste par employé, et qu’il est désormais à 0,67.
3. Prévoir les aménagements nécessaires
Partir de l’existant et décréter du jour au lendemain que l’on passe en environnement de travail partagé ne marchera pas : ce changement doit aussi bien être accompagné d’un point de vue humain qu’au niveau des aménagements. Concrètement, il convient d’investir dans des casiers où chacun pourra ranger son matériel et ses effets personnels, pour garantir que les bureaux soient bien vidés (et nettoyés !) à chaque fin de journée.
Dans le même ordre d’idées, il peut être utile d’investir dans une application ou un système de réservation, permettant de voir en temps réel les espaces libres et occupés.
4. Repenser ses espaces en multipliant les espaces collaboratifs
Si le passage au flex-office intervient dans le cadre plus large d’un réaménagement de ses espaces professionnels, c’est l’occasion de revoir sa configuration d’ensemble en proposant davantage d’espaces collaboratifs. Salles de réunions ouvertes ou fermées, espaces informels, espaces de créativité… Pour collaborer efficacement, il est important de réussir à fédérer autour d’espaces et de favoriser les communications transverses entre les équipes. Certaines entreprises visent ainsi une répartition à 2/3 d’espaces de collaboration contre 1/3 d’espaces individuels.
Il est aussi important de prévoir des espaces de repli, conçus pour se reposer et se ressourcer. Dans un environnement de travail dynamique, ces espaces seront particulièrement recherchés.
5. Définir les règles de fonctionnement du flex-office lors d’ateliers collectifs
S’il n’y avait qu’un seul conseil à retenir, ce serait sans doute celui-ci : associer les collaborateurs au changement, en recueillant leurs craintes et leurs besoins pour que l’ère du flex-office s’ouvre sous les meilleurs auspices. Une fois ce premier recueil de besoins effectué, organisez un atelier de co-construction de règles pour déminer tous les sujets sensibles et décider de la marche à suivre.
6. Tenir compte des particularités de chacun
Une vigilance toute particulière doit présider pour vos salariés en situation de handicap. Pour ces derniers, il est conseillé de se rapprocher de la médecine du travail pour s’assurer que le flex-office est bien compatible avec leur situation.
Aussi, il est conseillé de prévoir des communications dédiées autour des sujets les plus redoutés comme : comment régler son siège chaque jour ? Comment faire en sorte de conserver un esprit d’équipe ? Comment feront les managers pour recevoir leurs collaborateurs en toute confidentialité ?… Il faut communiquer, expliciter, démystifier. Et une fois déployé, il conviendra également d’évaluer régulièrement le système, pour ajuster si nécessaire et répondre ainsi au plus près aux attentes des employés.
7. Miser sur la conduite du changement
Parce qu’il touche à leur quotidien et à leur sentiment d’appartenance à l’entreprise, le passage en environnement de travail partagé peut être un sujet sensible pour les salariés. Pour éviter que certains se sentent mis de côté et vivent mal cette transition (avec le risque qu’ils se désengagent complètement), vous pouvez aussi choisir de vous faire accompagner par des professionnels de l’accompagnement au changement. C’est tout le métier de Korus Group Consulting : une équipe d’experts rompus à la conduite du changement qui s’appuie sur des outils innovants et des pédagogies ludiques pour faciliter l’embarquement des équipes. Côté outils, Korus Group Consulting s’appuie notamment sur :
- DIAG Immoflex : un outil qui permet de facilement statuer sur la superficie de bureaux nécessaire, en fonction de différents scénarios de taux de foisonnement ;
- K’Scan : une enquête collaborateur pour sonder le ressenti et les envies de 100% de vos salariés,
- Thésaurus : un outil pour mesurer la valeur d’usage de vos espaces (c’est-à-dire le gain que peut apporter l’immeuble à ses occupants).
Recueil des besoins, travail sur les craintes et attentes des collaborateurs, ateliers pour coconstruire les règles de vie… Korus Group Consulting anime aussi des ateliers basés sur la gamification pour que chaque participant puisse s’exprimer et confronter son point de vue à celui des autres. Plusieurs supports de communication sont ensuite mis à disposition pour être certain que l’information ruisselle bien à tous les niveaux l’entreprise et que personne ne sente mis de côté.
Les équipes de Korus Group Consulting vous donnent ainsi toutes les clés pour vous assurer de la bonne appropriation du flex-office par vos équipes. Et si vous partez sur un réaménagement plus global de vos locaux, vous pouvez également compter sur l’offre clé en main de Korus Group. Du cadrage à la co-conception du projet et jusqu’à la réalisation des travaux et l’installation du mobilier, nous vous accompagnons de A à Z dans votre projet de transformation.
Vous envisagez de mettre en place un environnement de travail partagé ? Vous vous interrogez sur la meilleure méthode à mettre en place pour y parvenir sans accrocs ? Contactez-nous et parlez-nous de vos besoins !